Tras la integración entre el software de gestión integral para hoteles (ENGISOFT PMS) y el sistema inteligente de Revenue Management de Beonprice, cualquier profesional hotelero podrá gestionar de manera más eficiente aquellos valores relacionados con la competitividad de su establecimiento, desde la adaptabilidad dinámica al mercado hasta el posicionamiento on-line.

Mediante el sistema implementado, aquellos clientes que contratan el nuevo servicio tienen acceso a una herramienta basada en tecnologías de big data e inteligencia artificial, que permite, entre otros:

• Mejorar la competitividad.
• Reaccionar a los cambios de mercado y a la disparidad de precios.
• Mejorar la visibilidad on-line y alcanzar un posicionamiento más competitivo.
• Trabajar en la mejora de la reputación online.
• Aprovechar las oportunidades de venta.

La herramienta basa sus resultados y datos de trabajo en los principales indicadores KPI (Key Performance Indicator) del mundo de la hostelería y la venta online. Con una configuración adaptable de carga de información, el software de gestión del hotel (ENGISOFT PMS) realiza envíos periódicos, entre otros, de datos de reservas e indicadores como el RevPAR y el ADR, a través del interface. Estos datos son tratados y analizados por el servicio de Beonprice, que mediante una interfaz muy cercana al usuario y un sistema de procesamiento único BQI®, presenta los resultados y ofrece o ejecuta las acciones aconsejables en función de la modalidad contratada.

Tener una herramienta que sepa escuchar y percibir los movimientos y cadencias del mercado puede ser vital, no solo para mantenerse competitivo, sinó también para intentar promocionar y posicionar mucho mejor —y de una manera más rápida y eficiente— el hotel.

En resumidas cuentas, si tenemos presente que una de las claves principales para un gestor hotelero pasa por conseguir que su RevPAR crezca y, sobretodo, disponer de una información completa pero concisa que permita un análisis adecuado, un sistema integrado y automatizado puede ser una potente herramienta para conseguirlo. La integración entre el software integral de gestión hotelera de ENGISOFT y el RMS de Beonprice se convierte por lo tanto en un perfecto aliado, tanto para una cadena hotelera como para un hotel individual que quiera potenciar su adaptabilidad y dar un paso adelante.

Una de las formas para valorar las ventajas de contratar un software de gestión en Cloud es calcular el retorno de la inversión (ROI) que supone para nuestro Hotel.

El ROI nos permite medir el retorno de la inversión realizada en los sistemas informáticos y servicios de gestión empresarial. Se trata de evaluar qué beneficios económicos supone implantar un PMS Cloud.

El retorno de la inversión se calcula con la siguiente fórmula:

ROI = (Beneficios Implantación/Costes Implantación)*100

Por ejemplo, si los beneficios son iguales a los costes (1:1) el retorno es neutro. Pero cuanto mayores sean los beneficios, mayor será el retorno de la inversión. Este cálculo es preferible hacerlo a varios años vista, dado que durante el primer ejercicio contable pueden existir costes iniciales como la formación de usuarios y configuración. También  debemos tener en cuenta que hay beneficios tangibles y beneficios intangibles, que aunque existan son difíciles de cuantificar.

El retorno de inversión, como indica la fórmula, proviene de dos fuentes claramente diferenciadas: a) los Beneficios de la implantación del PMS en la nube, que pueden surgir de la mejora de la rentabilidad de las ventas y/o del  ahorro de costes,  y b) de los Costes de implantación.

Empezaremos con la primera parte de la ecuación, los beneficios de la implantación. Para valorar los beneficios que implica, podemos considerar aquellos que comporten un aumento de ingresos o  una mejora de la rentabilidad:

Beneficios tangibles:

• Ahorro en servidores (hardware, sala de servidores, soporte técnico, energía).
• Ahorro en licencias de software.
• No requiere financiación ya que pasamos a un modelo de pago por uso con cuotas mensuales reducidas.
• No requiere inversión en sistemas de copias de seguridad, ya que es el proveedor del PMS Cloud el responsable de realizarlas.
• Ahorro de costes de personal gracias a la automatización de tareas repetitivas que mejoran la eficiencia y los recursos humanos necesarios:
  • Reservas: Integración bidireccional con Channel manager y OTAS, entrada automática de reservas, cierres manuales y automáticos de ventas, subida de precios y disponibilidad.
  • Recepción: Integración con lectores de documentos y grabadores de llaves, Check-in exprés individuales y para grupos…
  • Administración: volcado de facturación al programa contable, integración con facturación electrónica, informes de facturación predefinidos, etc.
  • Dirección: Informes predefinidos e informes a medida procedente de Business Intelligence.
• Incremento de las ventas y del margen de rentabilidad mediante la integración con Channel Managers Cloud.
• Los usuarios tienen acceso al software PMS desde cualquier lugar y desde múltiples dispositivos.
• Posibilidad de integrar el PMS con otros servicios en la nube como Revenue Managament, que permiten mejorar la rentabilidad.
• Disminución de errores humanos.
• Integración con apps para los usuarios y huéspedes:
  • App para que los usuarios del PMS gestionen las ventas y cierres.
  • Apps para huéspedes. Nuevo canal de venta para upselling y ofertas. Mejora de la experiencia y engagement del huésped.

Otros beneficios Intangibles:

• Mejora de la calidad de los procesos con lo que se mejora la percepción de marca por parte del cliente.
• Personal más eficiente debido a una mayor movilidad. Flexibidad del lugar de trabajo y de la dirección.
• Dotarse de herramientas que ayudan en la toma de decisiones estratégicas para el negocio (business intelligence).
• Nuevas oportunidades de negocio basados en servicios Cloud.

Para valorar la segunda parte de la ecuación debemos considerar los Costes de implantación. Estos vendrán determinados principalmente por los servicios que se contraten para la formación de los usuarios, consultoría de negocio y configuración inicial del sistema.

Para completar el estudio del ROI debemos calcular los beneficios y ahorro de costes. Es importante solicitar un presupuesto completo de la implantación, incluyendo las cuotas previstas de varios años, para poder calcular la rentabilidad total.

PMS y PCI DSS compliance: ¿Opción o requerimiento? ¿QUÉ ES PCI-DSS Y CUÁL ES SU OBJETIVO? PCI-DSS es un término que significa “Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago” (Payment Card Industry Data Security Standard en inglés)

PCI-DSS es un término que significa «Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago» (Payment Card Industry Data Security Standard en inglés). En definitiva, se trata de un estándar desarrollado por un comité formado por las principales compañías de tarjetas de crédito y débito (PCI-SSC) con el objetivo de evitar los fraudes que afectan a dicho soporte.

Los 12 requisitos indicados en PCI-DSS, no dejan de ser una guía que pretende ayudar a las organizaciones que procesan, almacenan y/o transmiten los datos de los titulares de las tarjetas. En el caso que nos ocupa: su PMS.

¿Es obligatorio certificarse en PCI-DSS?

La respuesta inmediata es: NO, se trata únicamente de una guía. Pero…

… pero puede ser exigida por las compañías de tarjetas a aquellos que tienen las licencias, franquicias o permisos para utilizarlas. Este hecho se convierte en una cadena de consecuencias que, inevitablemnete, acabará afectando a su hotel, al que podrían retirar, por ejemplo, los servicios de TPV físicos (datáfonos) en caso de no adaptarse al estándar.

Si imaginamos un escenario habitual, podemos ejemplificar gráficamente dicha cadena de requerimientos en caso de fraude con una tarjeta de pago (quién pedirá explicaciones a quién):

Pero, ¿en qué afectaría a su hotel la adaptación a PCI-DSS?

No es ningún secreto que en los últimos años están proliferando tanto los ataques maliciosos dirigidos a grandes empresas como el malware que se propaga afectando a cualquiera de nosotros. Uno de los objetivos más suculentos son sin duda las empresas que gestionan y tratan datos de tarjetas de crédito: como su hotel o channel manager.

Los diferentes requisitos indicados en PCI-DSS, implican inebitablemnte cambios. Esta adaptación pasa por aplicar medidas técnicas importantes, pero también por un cambio de filosofía de trabajo y gestión. Estos puntos son, además de importantes y requeridos por PCI-DSS, una gran oportunidad para crecer como empresa y ofrecer características que nos permitan ser más competitivos en nuestro sector —igual que ocurre con la adaptación obligatoria a partir de mayo de 2018 al nuevo reglamento europeo de tratamiento de datos personales RGPD (La nube y la RGPD. Dos aliados para tu negocio)—.

A continuación destacaremos alguno de los conceptos que debe cumplir todo PMS que quiera adaptarse a PCI-DSS, sin entrar en detalle en cada uno de ellos pues eso requeriría un estudio personalizado de cada caso  :

• Perfiles y usuarios: deberán existir perfiles que permitan o bloqueen el acceso a la información de tarjetas de pago guardadas en el sistema. Además, cada usuario con acceso a información deberá estar correctamente identificado y cada una de sus operaciones sobre dichos datos (incluso de consulta) deberán ser registrados y mantenidos debidamente.
• Confirmaciones de reserva: deberán estar igualmente protegidas de aquellas personas que no tengan un perfil adecuado para acceder a los datos de las tarjetas de pago que aparezcan en ellas. Por ejemplo, una confirmación de reserva que llega vía fax al hotel, con información de la tarjeta de crédito del cliente, no puede estar al alcance de todos los empleados. Esto implica que, quizás, el dispositivo de fax dedicado a este propósito deba estar en una sala aparte, bajo llave, video-vigilada y registro. Una solución recomendable en estos casos puede ser la automatización para la recepción de estas confirmaciones de reserva por parte del PMS del hotel.
• ¿Qué datos guardamos?: debe ponerse en tela de juicio la utilidad real de los datos que se guardan o gestionan. Por ejemplo, el CVV2 puede no ser requerido por parte de un PMS. En tal caso, no se deberían correr riesgos inecesarios tratando dicho dato.
• ¿Y los datos que sí son requeridos?: en este caso (también podría ser el propio CVV2), estamos frente a uno de los grandes cambios que afectarán de lleno al sistema completo. Si es el propio PMS el que guarda los datos de tarjetas de pago, será requerido adaptar toda la infraestructura y arquitectura de red con firewalls, separación de redes, cámaras de seguridad, control de accesos, formaciones periódicas demostrables, etc. En este punto, parece evidente que la mejor solución es un PMS en la nube con garantías de cumplir con PCI-DSS.

Conclusión

Está claro que la seguridad es un activo que potencialmente puede aportar mucho a su negocio. Si bien es cierto que se trata de un intangible que, de entrada, puede suponer una inversión en recursos que resulte poco atractiva desde el punto de vista empresarial, cumplir con normativas y estándares es y será, más temprano que tarde, requerido e imprescindible.

Los bancos han empezado a presionar y, como es habitual en estos casos, llegará a ser de obligado cumplimiento para cualquier hotel. Las grandes cadenas ya están adaptadas o en proceso avanzado de adaptación, las cadenas medianas serán las siguientes y poco después los hoteles individuales. Estar preparado marcará la diferencia y en su proveedor de PMS es donde tiene a su gran aliado.

En ENGISOFT le ofrecemos servicios integrados en el PMS y CRS en la nube para cumplir con PCI-DSS de una forma ágil y segura.