Una de las formas para valorar las ventajas de contratar un software de gestión en Cloud es calcular el retorno de la inversión (ROI) que supone para nuestro Hotel.
El ROI nos permite medir el retorno de la inversión realizada en los sistemas informáticos y servicios de gestión empresarial. Se trata de evaluar qué beneficios económicos supone implantar un PMS Cloud.
El retorno de la inversión se calcula con la siguiente fórmula:
ROI = (Beneficios Implantación/Costes Implantación)*100
Por ejemplo, si los beneficios son iguales a los costes (1:1) el retorno es neutro. Pero cuanto mayores sean los beneficios, mayor será el retorno de la inversión. Este cálculo es preferible hacerlo a varios años vista, dado que durante el primer ejercicio contable pueden existir costes iniciales como la formación de usuarios y configuración. También debemos tener en cuenta que hay beneficios tangibles y beneficios intangibles, que aunque existan son difíciles de cuantificar.
El retorno de inversión, como indica la fórmula, proviene de dos fuentes claramente diferenciadas: a) los Beneficios de la implantación del PMS en la nube, que pueden surgir de la mejora de la rentabilidad de las ventas y/o del ahorro de costes, y b) de los Costes de implantación.
Empezaremos con la primera parte de la ecuación, los beneficios de la implantación. Para valorar los beneficios que implica, podemos considerar aquellos que comporten un aumento de ingresos o una mejora de la rentabilidad:
Beneficios tangibles:
- Ahorro en servidores (hardware, sala de servidores, soporte técnico, energía).
- Ahorro en licencias de software.
- No requiere financiación ya que pasamos a un modelo de pago por uso con cuotas mensuales reducidas.
- No requiere inversión en sistemas de copias de seguridad, ya que es el proveedor del PMS Cloud el responsable de realizarlas.
- Ahorro de costes de personal gracias a la automatización de tareas repetitivas que mejoran la eficiencia y los recursos humanos necesarios:
- Reservas: Integración bidireccional con Channel manager y OTAS, entrada automática de reservas, cierres manuales y automáticos de ventas, subida de precios y disponibilidad.
- Recepción: Integración con lectores de documentos y grabadores de llaves, Check-in exprés individuales y para grupos…
- Administración: volcado de facturación al programa contable, integración con facturación electrónica, informes de facturación predefinidos, etc.
- Dirección: Informes predefinidos e informes a medida procedente de Business Intelligence.
- Incremento de las ventas y del margen de rentabilidad mediante la integración con Channel Managers Cloud.
- Los usuarios tienen acceso al software PMS desde cualquier lugar y desde múltiples dispositivos.
- Posibilidad de integrar el PMS con otros servicios en la nube como Revenue Managament, que permiten mejorar la rentabilidad.
- Disminución de errores humanos.
- Integración con apps para los usuarios y huéspedes:
- App para que los usuarios del PMS gestionen las ventas y cierres.
- Apps para huéspedes. Nuevo canal de venta para upselling y ofertas. Mejora de la experiencia y engagement del huésped.
Otros beneficios Intangibles:
- Mejora de la calidad de los procesos con lo que se mejora la percepción de marca por parte del cliente.
- Personal más eficiente debido a una mayor movilidad. Flexibidad del lugar de trabajo y de la dirección.
- Dotarse de herramientas que ayudan en la toma de decisiones estratégicas para el negocio (business intelligence).
- Nuevas oportunidades de negocio basados en servicios Cloud.
Para valorar la segunda parte de la ecuación debemos considerar los Costes de implantación. Estos vendrán determinados principalmente por los servicios que se contraten para la formación de los usuarios, consultoría de negocio y configuración inicial del sistema.
Para completar el estudio del ROI debemos calcular los beneficios y ahorro de costes. Es importante solicitar un presupuesto completo de la implantación, incluyendo las cuotas previstas de varios años, para poder calcular la rentabilidad total.
